Le module "Gestion des Adhésions" prend en charge deux types d'adhésions : lea adhésions annuelles calendaires et les adhésions sur 12 mois glissants. Les fonctionnalités vont permettre d'enregistrer les adhésions par de la saisie ou de la collecte sur le web, de gérer les envois des cartes de membres qui suivent la réception des adhésions et envoyer les demandes de renouvellement  l'année suivante. 

TOPDON dispose d'un outil de CRM vous permettant de visualiser la totalité des informations que votre association a collecté sur un membre. Ces informations proviennent de la saisie, des imports issus de TOPWEB, des importations de comportements sur email issus de TOPMAIL et même de l'EXTRANET permettant au membre lui-même de modifier certaines informations. 

La CRM d'un membre affiche toutes les informations "personnelles" d'un membre (adresse postale, téléphone, email, etc.) et regroupe en un seul endroit tout ce qui concerne ses flux financiers (dons, prélèvements, commandes, legs) et les échanges (demandes d'informations, appels téléphoniques, comportements sur email) qu'il entretient avec votre association. La CRM est le support de votre relation donateur car elle vous permet d'entrer dans le dossier complet du membre et d'interagir directement avec toutes ses données. C'est l'outil idéal pour être le support d'une conversation téléphonique puisqu'il permet la mise à jour en direct des informations et l'envoi par email de documents demandés par le membre comme les reçus fiscaux ou les relevés CNIL. La Gestion Electronique des Documents (GED) incluse dans la CRM journalise toutes les demandes et envois du membre quel que soit l'opérateur ayant traité l'opération.

TOPDON propose trois onglets montrant des données de synthèse qui sont les onglets « Membre », « Infos »  et « Relations ».

Objectifs

• Permettre aux associations de gérer efficacement les dons récurrents issus de paiements par carte bancaire ou par compte PayPal.
• Offrir une alternative sécurisée aux prélèvements sur RIB.
• Garantir la fiabilité des opérations financières (intégration, échéancement, rapprochement, émission des reçus fiscaux).
• S’assurer que seuls les dons réellement payés soient comptabilisés dans TOPDON.

Description générale

Les dons récurrents sont initiés via TOPDATA Collect, puis intégrés automatiquement dans TOPDON par un batch nocturne. Les paiements sont exécutés par les opérateurs PAYZEN ou PAYPAL. Le module “Échéancement” de TOPDON permet chaque mois de repérer les dons récurrents à échéance, de créer automatiquement les nouveaux dons dans les fiches membres concernées, et de recalculer la prochaine date d’échéance selon la périodicité demandée par le donateur. L’utilisateur gestionnaire assure ensuite les contrôles, la gestion des impayés et le rapprochement bancaire. Les reçus fiscaux annuels sont générés globalement en janvier pour l’ensemble des dons de l’année précédente.

Étapes détaillées

1. Intégration automatique des dons depuis TOPDATA Collect

Chaque nuit, le batch d’intégration importe les dons collectés. Pour chaque transaction, le membre est retrouvé ou créé, le don est imputé dans la base, et un enregistrement de carte bancaire récurrente ou de prélèvement récurrent sur un compte PayPal est créé.

2. Lancement de l’échéancement mensuel

Le 1er jour de chaque mois, l’utilisateur gestionnaire doit lancer la fonction Échéancement. Cette opération repère les dons récurrents dont l’échéance se situe dans le mois écoulé, crée automatiquement un nouveau don dans chaque fiche membre concernée, et met à jour la prochaine date d’échéance selon la périodicité de la récurrence (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle).

Cette procédure manuelle peut-être remplacée, sur demande auprès du support de Topdata, par un batch automatique qui se lance à 2h 00 tous les 1^er de chaque mois.

3. Vérification des transactions

Avant de lancer l’échéancement lorsqu’il est manuel, ou après s’il est lancé automatiquement, il est nécessaire consulter les journaux de transactions PAYZEN et PAYPAL pour repérer les paiements échoués ou non passés. 

Pour chaque don non payé, il faut contrôler le motif afin de prendre une décision sur sa continuité. En cas d’impayé temporaire comme une absence de provision, il peut être suffisant de repousser la date d’échéance à celle qui suit. Si le rejet est dû au souhait du membre, il conviendra d’annuler le don récurrent afin que plus aucun don ne soit généré dans le compte du donateur au moment de l’échéancement.

4. Rapprochement bancaire

Après exécution de l’échéancement et réception des flux financiers, rapprocher les dons générés dans TOPDON avec les mouvements des relevés de trésorerie PAYZEN et PAYPAL.

5. Émission des reçus fiscaux

En janvier, il faudra générer les reçus fiscaux annuels. Chaque reçu sommera les montants  uniquement reçus des dons récurrents par CB ou par PAYPAL lors de l’année précédente pour un même donateur.

Astuces et bonnes pratiques

• Toujours vérifier les journaux de transaction PAYZEN/PAYPAL avant l’échéancement.
• Ne jamais lancer l’échéancement sans avoir validé la liste des paiements réussis.
• Contrôler régulièrement la cohérence entre les dons TOPDON et les flux financiers.
• Lorsqu’un don récurrent est suspendu, documenter la raison dans la fiche membre.
• En cas de modification du moyen de paiement, recréer un nouveau don récurrent.

Problèmes fréquents et solutions

Exemples concrets

Exemple 1 : Don mensuel CB

• Donateur : Marie Dupont
• 1er don : 10 € CB via TOPDATA Collect (Payzen)
• Import automatique le 15 mars
• Échéancement suivant le 15 avril → nouveau don créé et prochaine échéance fixée au 15 mai.

Exemple 2 : Don trimestriel PayPal

• Donateur : Jean Martin
• 1er don : 30 € PayPal le 10 janvier
• Échéancement suivant le 10 avril
• Paiement rejeté → don suspendu jusqu’à résolution.

La saisie d'un encaissement correspond au point d'entrée des flux financiers dans TOPDON.

La saisie d'un don est une opération très simple mais elle est délicate car elle conditionne l'enregistrement du flux principal des données dans Topdon.

Cette opération fait suite à celle de la saisie et validation de lots d’encaissements et fabrique un regroupement d’encaissements qui seront remis à la banque.

TOPDON vous permet d'enregistrer un prélèvement automatique (PA) sur le compte du donateur. Cet enregistrement peut être opéré de deux façons, soit en saisissant les données du prélèvement soit par un import en provenance d'une page de collecte TOPWEB. Quel que soit le mode d'entrée, les informations traitées sont les mêmes. Elles sont détaillées ci-dessous. 

Un PA correspond au souhait d'un donateur de faire un don régulièrement à votre Association sans qu'il ait à se soucier et se charger d'enclencher l'opération lui même. Mais des évènements peuvent conduire à des modifications des propriétés de ce PA. 

Pour saisir un PA vous devez avoir reçu les informations nécessaires de la part de votre donateur, que ce soit par papier ou par email. 

Un échéancement de PA correspond à la génération d'un ensemble d'ordres de prélèvements qu'il faudra transmettre à votre banque pour déclencher les mouvements de trésorerie. Un échéancement de PA crée aussi, dans le même temps, les dons dans TOPDON dans les comptes des donateurs concernés par l'opération. 

Lorsqu'un donateur souhaite recevoir un duplicata d'email par email, il suffit :

• d'ouvrir sa CRM,
• d'aller dans l'onglet don,
• et de cliquer sur le lien "Email" correspondant au RF à renvoyer. 

Il y a deux types de reçus fiscaux : les reçus fiscaux (RF) unitaires et annuels. Un RF unitaire sera généré pour chaque don, alors qu’un RF annuel regroupera des dons sur une année fiscale entière.