Un PA correspond au souhait d'un donateur de faire un don régulièrement à votre Association sans qu'il ait à se soucier et se charger d'enclencher l'opération lui même. Mais des évènements peuvent conduire à des modifications des propriétés de ce PA.
Ces évènements peuvent être provoqués par le donateur lui-même ou peuvent résulter d'une opération "d'upgrade" de votre part.
Quelle qu'en soit la source, vous devrez donc parfois apporter manuellement des modifications à des PA existants ou importer un fichier de modifications. TOPDON va simplifier vos opérations en vous proposant d'utiliser les outils décrits ci-dessous.
La liste des PA
Ouvrez la fonction "Gestion des Prélèvements" pour visualiser, par défaut, tous les PA actifs. Pour vous permettre une vision complète de la base une liste déroulante vous permet de choisir le contenu de cette liste. Vous pouvez voir :
- les PA Actifs : ce sont ceux qui donnent lieu à des dons, les PA en cours d'utilisation.
- les PA Annulés : tous les PA qui ont été expressément annulés par le membre ou qui ont donné lieu a une annulation suite à des rejets successifs.
- les PA échus : ce sont ceux qui disposaient d'une date de fin et qui l'on atteinte.
- tous les PA : soit la liste de tous les PA contenus dans la base.
Les fonctions liées à cette liste
Une fonction de recherche
Si vous souhaitez modifier un PA, vous devez d'abord le retrouver dans la liste. Pour faire cette opération vous pourrez utiliser les zones de filtre contenues dans les entêtes des colonnes.
Toutes les colonnes de la liste peuvent donc faire l'objet de votre recherche, il suffit de taper ce que vous cherchez dans la zone de filtre. Dès le début de votre frappe TOPDON va filtrer le contenu de la liste pour le faire correspondre à ce que vous cherchez. Vous pouvez cumuler vos recherche en utilisant plusieurs colonnes.
Dès que la fiche cherchée apparaît, cliquez sur "Modifier" pour ouvrir le détail de ce PA.
Une fonction de tri
Chaque entête de colonne montre une icône de tri : 
Cliquez sur l'icône de la colonne pour trier la liste sur cette colonne : le premier clic trie la colonne sur l'ordre ascendant, le deuxième sur le descendant.
Des fonctions d'extraction
Vous pouvez extraire en un clic la liste de tous les PA Actifs et celle contenant tous les PA inactifs ou échus.
La première liste vous servira à préparer vos campagnes d'UPGRADE et vous permettra d'éditer les informations nécessaires à ce type de campagne, à savoir : le nom des donateurs, leur téléphone, leur email et les informations financières de leur PA (montant, périodicité, date de début).
La deuxième liste vous indiquera les mêmes informations mais concernant les PA qui ne sont plus actifs et la raison de cet arrêt. Elle vous permettra de sélectionner les membres à qui vous pourrez proposer de remettre en place un nouveau PA (REACTIVATION).
La page du PA
Sur la page qui présente le détail d'un PA, vous pourrez voir :
- les composantes du PA,
- la liste historique des modifications déjà effectuées sur ce PA.
Comment modifier un PA
Concernant les composantes du PA, vous pourrez apporter toutes les modifications souhaitée par le membre :
- sur son compte bancaire (changement d'IBAN / BIC),
- de montant,
- de périodicité.
Vous pourrez aussi modifier s'il y a lieu :
- le code campagne sur lequel est affecté le PA,
- et le code ventilation si cela est nécessaire.
Tous les changements que vous effectuerez seront mémorisés dans la liste de l'historique des PA et dans le journal des modifications de la CRM du membre.
Arrêter un PA
Vous pourrez aussi décider d'interrompre ce PA en utilisant le bouton "Arrêter ce PA".
ATTENTION : l'arrêt d'un PA est définitif, vous ne pourrez plus revenir en arrière. Si un PA est arrêté par erreur, il conviendra alors de le recréer manuellement sur le même compte en reportant les informations du PA arrêté à tort. Pour information, un nouveau RUM sera automatiquement attribué au nouveau PA.
Si vous arrêtez un PA en indiquant que le donateur est décédé, ce marquage sera automatiquement reporté sur la CRM de la fiche Membre qui sera marqué comme décédé.
Suspendre temporairement un PA
Il peut arriver qu'un membre vous demande de suspendre temporairement un PA. Il vous suffit alors de modifier sa date de prochaine échéance à la future date de reprise. Tant que cette date ne sera pas atteinte, le membre ne sera plus prélevé. Le PA étant toujours actif, les prélèvements seront repris dès que la date future sera atteinte.
Les changements issus de l'EXTRANET
L'application TOPWEB intègre le composant "EXTRANET" qui permet au donateur de se connecter à son compte et de récupérer ses RF, envoyer un message à votre Association et modifier les composantes de son ou ses PA actifs.
Un donateur connecté à l'EXTRANET peut donc modifier le montant et la périodicité de son prélèvement. Il peut même, si l'option lui est ouverte, l'arrêter.
Toutes les modifications opérées via l'EXTRANET sont enregistrées dans la liste historique des modifications avec le marqueur "EXTRANET" dans la colonne de l'auteur de la modification.
