Dans TOPDON, les « matrices » représentent les fonds de page que vous utiliserez dans vos documents. Vous utiliserez ces matrices principalement dans la gestion électronique des documents pour éditer des courriers membres, dans l'édition des reçus fiscaux et dans l'édition des mandats SEPA faisant suite à la réception d'une demande de prélèvement.

La relation donateur vous oblige parfois à communiquer avec le membre pour l'informer. Vous utiliserez alors une bibliothèque de courriers type qui génèreront en quelques clics un courrier personnalisé qui sera stocké dans la « GED » (Gestion Electronique Documentaire) de la fiche Membre. Ces courriers type sont établis préalablement avec des matrices.

Envoyer un reçu fiscal à un membre est un acte de gestion mais c'est aussi une opération de communication. A la base, le reçu fiscal est un document officiel qui va permettre au donateur de déduire les deux tiers de son don de ses impôts (ou les 3/4 au titre de l'IFI)  et, en même temps, est l'accusé de réception de son don. Il est donc une composante essentielle de la relation que l'association entretient avec ses donateurs et devient ainsi une marque de confiance réciproque entre le donateur et l'association propice à encourager les dons ultérieurs.