TOPDON propose trois onglets montrant des données de synthèse qui sont les onglets « Membre », « Infos » et « Relations ».
L'onglet MEMBRE
Il regroupe toutes les informations de base concernant le membre comme sa date d'entrée dans l'association, sa date de naissance ainsi qu'un ensemble de codifications marketings internes ou externes à TOPDON. Vous trouverez un détail des codifications internes dans le descriptif de la fiche membre. La codification externe résulte des traitements que vous pouvez demander à des organismes externes pour mieux connaître vos donateurs, par exemple des scorings revenus, grands donateurs ou IFI.
Contactez-nous pour en savoir plus à ce sujet car nous avons établi des contacts et des procédures d'échange de données avec bon nombre de professionnels du Dataminig.
L'onglet INFOS
Cet onglet contient plusieurs parties :
- des mémos,
- une synthèse de l'origine du membre,
- un bloc de saisie des informations concernant un legs potentiel,
- des informations concernant les parrainages d'enfants effectués par le membre.
Les mémos
Quatre mémos différents sont à votre disposition :
- un mémo "divers" pour enregistrer toute information particulière que vous souhaitez ajouter sur cette fiche membre,
- un mémo "informations actives en saisie" dont le contenu s'affichera dans la partie haute comme vu ci-dessus. Vous indiquerez dans ce mémo des informations importantes concernant le membre et celles-ci seront visibles sur toutes les pages de gestion comme la saisie d'un don, d'un prélèvement ou d'une carte bancaire récurrente. Vous pourrez ainsi attirer l'attention de tous les utilisateurs sur une information concernant ce membre (par exemple, VIP, membre du CA, etc.),
- un mémo "informations legs" qui permet d'enregistrer l'ensemble des informations que vous a communiqué le membre à propos de son intention ou de l'enclenchement de la procédure de legs,
- un mémo "information extranet donateur" qui contiendra un message qui s'affichera sur la page d'accueil du membre lorsqu'il se connectera à son espace donateur piloté par TOPWEB.
La synthèse de l'origine du membre.
Ces champs sont issus des opérations de saisie ou d'import des nouveaux membres. Ils indiquent la date et la campagne qui sont à l'origine de la création de la fiche membre.
Le marquage de l'intention du legs.
Le legs peut être la volonté ultime d'un donateur de vous transmettre tout ou partie de son héritage et cela reste pour votre association l'occasion d'ouvrir des dossiers de legs à long terme qui vont suivre l'évolution de ce processus.
TOPDON vous propose d'enregistrer les différentes étapes de ce processus et d'enregistrer la date de franchissement de chacune de ces étapes.
La première d'entre elles et de recueillir l'aval du membre pour léguer une partie de ses biens à votre association. Cette étape est constituée par l'envoi d'informations (brochures, courriers) lui proposant d'inscrire votre association au nombre de ses héritiers.
Les envois de documents seront enregistrés dans la Gestion Electronique des Documents et seront ainsi sauvegardés dans son dossier. Un mémo de situation pourra être ajouté dans le bloc-notes réservé à cet effet.
Le fait que le membre soit d'accord pour le legs est enregistré dans TOPDON par l'appui sur le bouton "Promesse de legs". La date du moment est automatiquement enregistrée dans TOPDON.
Plus tard, lorsque vous recevrez les actes officiels mentionnant votre association comme légataire, vous pourrez valider la deuxième étape en cliquant sur le bouton "Confirmer la promesse". La date de cette action sera elle aussi automatiquement enregistrée.
Tous les champs de legs sont requêtables : vous pourrez ainsi toujours retrouver quels sont les membres testateurs et depuis quand.
Les informations concernant le parrainage d'enfants.
Cette partie résume la situation du membre concernant ses parrainages. Il dénombre le nombre de parrainages ACTIFS de l'instant. Vous retrouverez le détail des parrainages dans l'onglet spécifique "Parrainages".
