Pour saisir un PA vous devez avoir reçu les informations nécessaires de la part de votre donateur, que ce soit par papier ou par email.
Les informations nécessaires
- l'identifiant du donateur : nom, prénom, adresse postale et, non obligatoire mais de façon conseillée , son email.
- l'IBAN est obligatoire, le BIC ne l'est pas forcément si votre compte bancaire est géré en France comme celui du donateur. Nous vous conseillons malgré tout de le récupérer et de la saisir.
- la date de signature,
- le montant du don,
- sa périodicité.
Optionnellement la saisie pourra aussi contenir le code ventilation si la campagne de collecte permettait au donateur de choisir la destination des fonds ou si elle était prioritairement destinée à un objectif particulier.
La saisie d'un PA (ou d'un lot de PA)
- Ouvrez le module de TOPDON "Gestion des prélèvements" et cliquez sur le bouton "Nouveau PA".
- Recherchez le membre concerné ou créez le avec les informations dont vous disposez.
- Saisissez les informations caractérisant le PA vues ci-dessus.
- Définissez la date du premier prélèvement en fonction de vos choix de dates d'échéance dans le mois. Prenez la date la plus proche en laissant toutefois 48 heures de délai entre le moment de votre saisie et votre prochain échéancement.
- Enregistrez le PA et passez au suivant si nécessaire.
Information complémentaire.
Sur la page de création d'un nouveau mandat, vous verrez apparaître en dessous du bloc de saisie le résultat de la recherche dans la base des potentiels autres PA présents et actifs pour ce membre donateur.
Si cette recherche est remplie, vous devrez peut-être vérifier avec le donateur si le PA que vous souhaitez créer correspond à un nouveau PA supplémentaire ou s'il vient en remplacement d'un PA existant.
L'édition du mandat
La norme SEPA vous oblige a prévenir votre donateur du fait que vous avez enregistré un prélèvement régulier sur son compte. Vous devez donc lui faire parvenir un mandat de gestion qui sera porteur d'un numéro unique automatiquement attribué par TOPDON, le "RUM" (Référence Unique de Mandat).
Vous pouvez éditer unitairement ce mandat en ouvrant la fiche du PA directement à partir de la liste des PA ou envoyer en une fois tous les mandats des nouveaux PA à partir de l'option "Mandats et remerciements".
L'envoi unitaire à partir de la fiche du PA va générer un courrier en PDF directement dans la GED du donateur que vous pourrez ensuite décider d'imprimer et d'envoyer par courrier ou d'envoyer directement par email.
L'envoi unitaire des mandats ne doit être utilisé que pour des besoins spécifiques car il sera plus fréquent d'opter pour une édition groupée qui va générer en une fois tous les mandats de tous les nouveaux PA, qu'ils aient été saisis ou importés.
Pour activer la génération groupée des mandats, activez la fonction "Mandats et remerciements" et cliquez sur le bouton "Composer un nouveau lot". TOPDON ira rechercher automatiquement tous les nouveaux PA puis générera deux sorties :
- un fichier PDF pour les donateurs n'ayant pas d'email
- un envoi via TOPMAIL des mandats générés pour les membres avec email.
La matrice utilisée par défaut pour générer les mandats est celle qui est dans la catégorie des matrices "REMERCIEMENT SEPA"
