Objectifs

• Permettre aux associations de gérer efficacement les dons récurrents issus de paiements par carte bancaire ou par compte PayPal.
• Offrir une alternative sécurisée aux prélèvements sur RIB.
• Garantir la fiabilité des opérations financières (intégration, échéancement, rapprochement, émission des reçus fiscaux).
• S’assurer que seuls les dons réellement payés soient comptabilisés dans TOPDON.

Description générale

Les dons récurrents sont initiés via TOPDATA Collect, puis intégrés automatiquement dans TOPDON par un batch nocturne. Les paiements sont exécutés par les opérateurs PAYZEN ou PAYPAL. Le module “Échéancement” de TOPDON permet chaque mois de repérer les dons récurrents à échéance, de créer automatiquement les nouveaux dons dans les fiches membres concernées, et de recalculer la prochaine date d’échéance selon la périodicité demandée par le donateur. L’utilisateur gestionnaire assure ensuite les contrôles, la gestion des impayés et le rapprochement bancaire. Les reçus fiscaux annuels sont générés globalement en janvier pour l’ensemble des dons de l’année précédente.

Étapes détaillées

1. Intégration automatique des dons depuis TOPDATA Collect

Chaque nuit, le batch d’intégration importe les dons collectés. Pour chaque transaction, le membre est retrouvé ou créé, le don est imputé dans la base, et un enregistrement de carte bancaire récurrente ou de prélèvement récurrent sur un compte PayPal est créé.

2. Lancement de l’échéancement mensuel

Le 1er jour de chaque mois, l’utilisateur gestionnaire doit lancer la fonction Échéancement. Cette opération repère les dons récurrents dont l’échéance se situe dans le mois écoulé, crée automatiquement un nouveau don dans chaque fiche membre concernée, et met à jour la prochaine date d’échéance selon la périodicité de la récurrence (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle).

Cette procédure manuelle peut-être remplacée, sur demande auprès du support de Topdata, par un batch automatique qui se lance à 2h 00 tous les 1^er de chaque mois.

3. Vérification des transactions

Avant de lancer l’échéancement lorsqu’il est manuel, ou après s’il est lancé automatiquement, il est nécessaire consulter les journaux de transactions PAYZEN et PAYPAL pour repérer les paiements échoués ou non passés. 

Pour chaque don non payé, il faut contrôler le motif afin de prendre une décision sur sa continuité. En cas d’impayé temporaire comme une absence de provision, il peut être suffisant de repousser la date d’échéance à celle qui suit. Si le rejet est dû au souhait du membre, il conviendra d’annuler le don récurrent afin que plus aucun don ne soit généré dans le compte du donateur au moment de l’échéancement.

4. Rapprochement bancaire

Après exécution de l’échéancement et réception des flux financiers, rapprocher les dons générés dans TOPDON avec les mouvements des relevés de trésorerie PAYZEN et PAYPAL.

5. Émission des reçus fiscaux

En janvier, il faudra générer les reçus fiscaux annuels. Chaque reçu sommera les montants  uniquement reçus des dons récurrents par CB ou par PAYPAL lors de l’année précédente pour un même donateur.

Astuces et bonnes pratiques

• Toujours vérifier les journaux de transaction PAYZEN/PAYPAL avant l’échéancement.
• Ne jamais lancer l’échéancement sans avoir validé la liste des paiements réussis.
• Contrôler régulièrement la cohérence entre les dons TOPDON et les flux financiers.
• Lorsqu’un don récurrent est suspendu, documenter la raison dans la fiche membre.
• En cas de modification du moyen de paiement, recréer un nouveau don récurrent.

Problèmes fréquents et solutions

Exemples concrets

Exemple 1 : Don mensuel CB

• Donateur : Marie Dupont
• 1er don : 10 € CB via TOPDATA Collect (Payzen)
• Import automatique le 15 mars
• Échéancement suivant le 15 avril → nouveau don créé et prochaine échéance fixée au 15 mai.

Exemple 2 : Don trimestriel PayPal

• Donateur : Jean Martin
• 1er don : 30 € PayPal le 10 janvier
• Échéancement suivant le 10 avril
• Paiement rejeté → don suspendu jusqu’à résolution.

La saisie d'un encaissement correspond au point d'entrée des flux financiers dans TOPDON.

La saisie d'un don est une opération très simple mais elle est délicate car elle conditionne l'enregistrement du flux principal des données dans Topdon.

Cette opération fait suite à celle de la saisie et validation de lots d’encaissements et fabrique un regroupement d’encaissements qui seront remis à la banque.