Cette opération fait suite à celle de la saisie et validation de lots d’encaissements et fabrique un regroupement d’encaissements qui seront remis à la banque.
Cette fonction sert à préparer les documents bancaires liés qui vont accompagner les dépôts de chèques ou d’espèces.
L’appel de la page de préparation permet de choisir l’opérateur afin de regrouper tous les encaissements qu’il a saisis, validés et non remis encore en banque.
Le choix de l’opérateur est important car il permet de regrouper plus facilement les chèques dans les enveloppes de remises prévues par la banque.
Lorsque l’opérateur a été choisi TOPDON affiche la liste des lots qu’il a créés et qui ne sont pas encore remis en banque :
Cette liste affiche le détail de chaque lot d’encaissement :
- Date de la création du lot : celle à laquelle vous avez effectué la saisie.
- Montant : total des encaissements composant le lot
- Pièces : nombre d’encaissements
- CH : nombre de chèques
- ESP : nombre d’encaissements payés par espèces.
- Divers : autres moyens de paiement
Le bouton « Composer » va déclencher la génération automatique d’une remise en banque avec la totalité des lots listés.
TOPDON permet de définir dans les « paramètres généraux » le nombre maximum de lignes que peut comprendre une remise. C’est un paramètre qui peut, parfois, être imposé par votre banque. Le nombre proposé par TOPDON est de 50.
Mais comme il est important pour des questions de classement des coupons de ne pas séparer un lot de saisie des remises, une remise en banque générée pourra parfois compter un peu plus d’encaissements afin de ne pas séparer un lot d’encaissement en deux remises.
La liste des lots vous permet pour chaque lot :
- Chèques : de voir le détail des chèques qui font partie de la remise ; en imprimant cette page, vous obtiendrez le relevé qui accompagnera le document de dépôt en banque (cf. image ci-dessous) .
- Espèces : idem pour les encaissements d’espèces,
- Autres : idem pour les autres modes de règlement,
- Détail : liste de tous les encaissements liés à la remise,
- Synthèse : regroupe les encaissements du lot par mode de règlement, date, montants et lot de saisie (cf. image ci-dessous).
- Générer : permet de générer les reçus fiscaux des encaissements contenus dans cette remise. Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir le paragraphe « Traitement accéléré des dons des grands donateurs ».
Le détail des encaissements d’une remise :
Quelques conseils d’organisation
Une remise en banque n’est pas uniquement une tâche de fin des opérations saisie . C’est aussi la première étape des travaux comptables.
Gardez en mémoire que la remise que vous allez générer dans TOPDON sera comparée à ce qui apparaîtra sur le relevé de banque de votre association. Si vous maîtrisez la composition des remises en banque avec TOPDON, les banques appliquent quant à elles, les règles propres à leur organisation.
Le rapprochement bancaire consiste pour le comptable à vérifier que ce qui est déclaré dans TOPDON a bien été encaissé à la banque. Cette opération peut être très longue et fastidieuse si elle n’est pas correctement préparée en amont.
Pour se faire, il faudra suivre les directives suivantes :
- Créer des lots de saisie homogènes en termes de mode de règlement. Evitez de mélanger dans un même lot de saisie « Chèques » et « Espèces » par exemple.
- Garder l’homogénéité sur le mois de la date du don. Ne mélangez dans un même lot d’encaissement des dons d’avril et de mai.
- Conserver cette homogénéité au moment de la génération de la remise en banque. Faites donc souvent l’opération de génération des remises : n’attendez pas d’avoir un stock important qui mélangera trop d’encaissements.
Lorsqu’une remise est générée, ajouter les informations que vous transmettra votre banque au moment du dépôt. Cliquez sur l’icône de la remise pour entrer les informations suivantes :
- N° de bordereau bancaire : référence de votre dépôt à la banque.
- Date banque : date à laquelle le dépôt a été effectué.
- N° du relevé bancaire : référence de cette remise sur votre relevé bancaire
- Total OK : Cocher cette case pour valider le fait que cette remise a bien été enregistrée à la banque pour le même montant.
- Ecart : permet de saisir la différence entre le montant défini dans TOPDON et ce qui a été enregistré à la banque.
Traitement accéléré des dons des grands donateurs
Le traitement des grands dons peut nécessiter un traitement spécial, notamment pour accélérer le dépôt en banque et remercier le donateur. Le montant à partir duquel il conviendra de déclencher un traitement spécial sera propre à chaque association. Le repérage d’un grand don se fait dès le dépouillement du courrier où coupon et chèques seront distingués des autres dons et placés dans une pile spécifique.
Le traitement de cette pile sera lancé en priorité par les phases suivantes :
- Lancer une génération de remise bancaires sur le compte de l’utilisateur pour s’assurer que tous les lots d’encaissements non encore remis le seront.
- Ouverture d’un lot de saisie.
- Saisie des grands dons dans ce lot.
- Validation de ce lot.
- Création d’une remise en banque qui ne contiendra donc que ce lot de grands dons.
- Génération d’un lot spécifique de reçus fiscaux à cette remise avec le lien « Générer » situé sur la ligne de la remise dans la page des remises en banque.
La remise sera déposée en banque rapidement et les reçus fiscaux seront édités dans la foulée, les deux opérations restant indépendantes au traitement des dons standards.
