Le module "Gestion des Adhésions" prend en charge deux types d'adhésions : lea adhésions annuelles calendaires et les adhésions sur 12 mois glissants. Les fonctionnalités vont permettre d'enregistrer les adhésions par de la saisie ou de la collecte sur le web, de gérer les envois des cartes de membres qui suivent la réception des adhésions et envoyer les demandes de renouvellement l'année suivante.
Le paramétrage nécessaire
Le fonctionnement de la gestion des adhésions nécessite de créer à minima une campagne de collecte annuelle. Il sera important de respecter des conditions de nommage car c'est ce qui permettra à TOPDON de repérer les campagnes d'adhésion.
Le nommage d'une campagne d'adhésion respectera toujours cette forme : aaADHxxxx où:
- aa est l'année de la campagne,
- ADH est le mot clé qui permet de distinguer la campagne d'adhésion des autres
- xxx est une partie libre d'utilisation.
Facultativement, un code de ventilation comptable pourra aussi être créé pour consolider dans un compte analytique l'ensemble de la collecte liée aux adhésions : adhésions pures et dons éventuels les accompagnant.
La saisie / importation d'une adhésion
Une adhésion pourra être recueillie par papier ou sur une page TOPWEB. Pour simplifier le raisonnement, il faudra retenir le fait qu'une adhésion n'est rien d'autre qu'un don fait sur une campagne particulière repérée par le code décrit ci-dessus.
Certaines associations peuvent disposer de plusieurs tarifs d'adhésion en fonction de critères qui leur sont spécifiques comme : le type d'adhésion, la constitution de la famille, etc...
Pour des questions de repérage, il conviendra de créer autant de segments dans la campagne d'adhésion qu'il y a de spécificités, par exemple :
- 25ADH010 : adhésion de type 1
- 25ADH020 : adhésion de type 2
Il conviendra d'utiliser le bon code lors d'une saisie d'adhésion. Cette codification sera automatiquement reprise par la page Topweb.
L'adhésion peut être parfois accompagnée d'un don complémentaire. L'encaissement sera alors égal au montant total collecté mais deux devront être créés avec la fonction "dons multiples" de l'outil de saisie :
- un don sera affecté à la campagne aaADH pour le montant de la cotisation,
- un don sera affecté à une campagne de don ou spécifique (par exemple aaDONADH) ou générique (aaDONS).
Cette distinction entre adhésion et dons est automatiquemenf faite par la page Topweb. La campagne qui est utilisée pour inscrire le don qui accompagne une adhésion est paramétrée ici, en haut de la page d'accueil des adhésions :
Un code de ventilation analytique spécifique pourra être attribué à la saisie des deux dons. Il pourra être affecté à la saisie de l'adhésion uniquement ou l'adhésion et au don potentiel qui l'accompagne selon ce qui doit être suivi analytiquement. Chaque direction d'association se prononcera sur la nature des résultats attendus.
La date du don d'adhésion permet de définir la période d'adhésion du membre. Une période d'adhésion est l'année-mois, par exemple "2025-11", de son adhésion. Le renouvellement d'adhésion repose sur cette "période" pour repérer les adhésions qui doivent être renouvelées ou pas.
L'adhésion dans la fiche membre et les requêtes
Les informations concernant l'adhésion d'un membre sont regroupées dans des nouvelles zones de la fiche membre situées sous les critères spécifiques :
Ces champs apparaissent aussi dans les critères de requêtes. Vous pourrez donc les inclure dans des requêtes déjà existantes ou en créer des nouvelles selon vos besoins. Ils sont regroupés au sein d'une nouvelle catégorie "Adhésions" :
Les critères d'adhésion peuvent être associés avec tous les autres critères, sans limitation.
Notez le fait que le champ "Code segment Adhésion" sera rempli par la dernière adhésion reçue, même si elle n'a pas été renouvelée. Il est donc important de toujours préciser l'année avec les deux premiers caractères du code segment pour définir la période d'adhésion avec laquelle on souhaite travailler.
Par exemple, en 2025 si je souhaite retrouver les membres ayant souscrit une adhésion en 2024 et ne l'ayant pas encore renouvelée, une sélection devra être faite sur un code segment commençant par 24ADH.
De la même façon les adhérents 2023 n'ayant pas renouvelé en 2024 ni en 2025 pourront être sélectionnés grâce à un code segment commençant par 23ADH.
La mise à jour de ces champs est faite toutes le nuits par la procédure de mise à jour automatique des données de synthèse. Cette procédure repérera pour chaque membre toute nouvelle adhésion en consultant les données issues des dons, qu'ils aient été saisis ou importés d'une page Topweb, et mettra à jour en conséquence la fiche membre.
La procédure d'édition des cartes de membre
Après l'enregistrement d'une adhésion, l'association peut décider d'envoyer une carte de membre.
Cette carte, comme l'envoi, pourra être physique ou électronique, TOPDON prévoit les deux cas de figure.
Dans un premier temps, il sera nécessaire de lotifier l'envoi des cartes, c'est-à-dire regrouper en un lot tous les dons d'adhésion n'ayant pas donner lieu à l'envoi de la carte. C'est ce que gère la fonction "Préparer un envoi de cartes d'adhérents" présente sur la page d'accueil des adhésions :
L'utilisation de cette fonction va permettre de retrouver tous les dons imputés à une campagne d'adhésion, donc avec un code segment de la forme "aaADH", n'ayant pas encore donné lieu à l'édition de la carte et va générer, pour chaque don, un courrier de remerciement.
Le fonctionnement est le même que celui des reçus fiscaux (RF) puisque les cotisations d'adhésion peuvent donner droit à RF selon la typologie de l'association.
Il sera possible de définir des contenus différents de ces courriers selon les différentes campagnes de collecte d'adhésion. Il suffira de créer autant de matrices de contenu souhaitées et les affecter aux campagnes en utilisant les listes de choix, ici :
Chaque campagne d'adhésion doit indiquer la matrice à utiliser pour éditer la carte et les informations nécessaires au RF s'il y a lieu.
La génération des courriers RF/carte de membre produit, comme la fonction de génération des reçus fiscaux, un fichier PDF à imprimer pour les membres qui ne souhaitent pas recevoir les RF par email ou une liste à envoyer dans Topmail pour les membres qui le souhaitent.
La génération effective de ces courriers est donc la même que celle des RF.
Des éditions spécifiques peuvent être prévues en utilisant les données fournies par le fichier CSV lié à une sortie PDF. Vous pourrez ainsi prévoir la fabrication des cartes membres sur un support autre qu'une feuille de papier en communiquant le fichier CSV à l'imprimeur qui se chargera de la fabrication.
Notez que l'ordonnancement du fichier CSV est le même que celui du fichier PDF pour faciliter l'assemblage.
Le renouvellement
L'appel à la fonction de renouvellement se fait à partir de la page d'accueil des adhésions, ici :
Cette fonction nécessite une préparation préalable d'une campagne de sélection et d'un courrier à adresser sous forme de matrice.
La campagne sera construite sur la base d'une ou plusieurs requêtes permettant de sélectionner les membres ayant adhéré et pour lesquels leur adhésion est échue ou est à échoir très prochainement.
Les requêtes permettant cette sélection seront différentes selon les associations puisque les critères peuvent être très spécifiques, à commencer par la période de renouvellement : adhésion annuelle fixe ou adhésion sur 12 mois glissants.
La périodicité des adhésions conditionne aussi la fréquence des campagnes de renouvellement : pour les adhésions sur 12 mois glissants, il sera nécessaire de prévoir une campagne de réabonnement, par exemple, tous les mois.
Quelle que soit la fréquence des campagnes de renouvellement choisie par l'association, la fonction de génération des courriers a besoin de connaître le lot de sortie réservé à l'envoi de courriers et de la matrice à utiliser pour générer le PDF à imprimer.
Notez que cette même campagne pourra isoler dans un autre lot de sortie les membres avec email pour leur faire parvenir ce même courrier via Topmail.
Le choix du canal de diffusion du courrier d'appel à renouvellement est laissé à votre libre appréciation. Regroupez tous les destinataires dans un lot de sortie de type "Adresse" si vous souhaitez utiliser un envoi postal pour tous les membres ou séparez les membres en un lot "Adresses" pour les envois papier et un lot "Topmail" pour les envois électroniques.
