Il y a deux types de reçus fiscaux : les reçus fiscaux (RF) unitaires et annuels. Un RF unitaire sera généré pour chaque don, alors qu’un RF annuel regroupera des dons sur une année fiscale entière.
Définition des reçus fiscaux et souhaits du membre
Le choix entre une méthode ou l’autre dépend de l’association, du mode de règlement, des souhaits du membre ou d’un mix entre les trois.
Choisir d’émettre un RF unitaire permet à une association d’inscrire dans ses règles de gestion le fait de remercier rapidement un donateur sans avoir à attendre le dernier mois de l’année. La rapidité de réaction de l’association après la réception d’un don est souvent le gage d’une bonne qualité de gestion et la confiance ainsi générée améliore la relation donateur.
Cette règle par défaut ne s’applique pas aux dons récurrents, qu’ils soient issus des prélèvements automatiques ou de ceux qui sont générés par les cartes bancaires ou les paiements réguliers enregistrés sur Paypal.
Ces dons réguliers seront générés une fois par an, en janvier, après avoir vérifié que tous les paiements programmés ont bien été crédités et que les organismes financiers (banque ou Paypal) n’ont pas fait part de rejet temporaires ou définitifs. Il est important pour une gestion correcte de faire cette vérification régulièrement, le mieux étant de façon mensuelle.
Afin d’éviter des frais postaux, l’association peut aussi choisir de ne pas émettre des RF pour des dons inférieurs à une certaine limite. Le paramètre standard, qui peut être modifié, de cette valeur est de 5 €. Voir le traitement particulier qui peut être fait sur ces « petits dons » ci-dessous.
Le donateur peut lui aussi donner des instructions en matière de production du RF qu’il souhaite obtenir. Il peut souhaiter :
- Ne pas recevoir de RF s’il n’est pas assujetti à l’impôt sur le revenu ;
- Recevoir un RF qui globalise tous ses dons, indépendamment de leur mode de règlement ;
- Recevoir ses RF, qu’ils soient unitaires ou annuels uniquement par email.
Ces souhaits seront marqués sur sa fiche membre :
Méthodologie du traitement des RF
La multiplicité de tous ces cas de figure est simplifiée par TOPDON qui gérera pour vous tous les détails de ces opérations.
En tant qu’utilisateur vous n’aurez que quatre opérations à effectuer : une régulièrement et trois annuelles.
- Lancer régulièrement la génération des RF unitaires selon les règles qui prévalent dans votre association, le mieux étant de le faire une fois par mois pour remercier régulièrement les donateurs.
- Lancer la génération annuelle des prélèvements.
- Lancer la génération annuelle des dons réguliers issus des cartes (CB ou PAYPAL).
- Lancer la génération annuelle globale des donateurs qui l’ont demandé.
En tant qu’utilisateur, vous n’aurez qu’à lancer ces fonctions, TOPDON traitera pour vous l’ensemble des contraintes exposées ci-dessus.
La génération périodique des RF UNITAIRES
Elle se lance via le menu et propose de ramasser tous les dons antérieurs à une date que vous définirez et qui n’ont pas encore fait l’objet d’un RF. Une fois la procédure lancée les événements suivants vont se produire :
La sélection des dons
TOPDON va sélectionner les dons qui feront l’objet du RF, à savoir :
- Tous les dons non porteurs de RF et antérieurs à la date saisie.
- Les dons issus des PA et des dons réguliers (cartes bancaires et PP) seront écartés car non concernés.
- Les dons des membres qui ont demandé de ne pas recevoir de RF seront aussi écartés.
- De même que ceux qui auront demandé la globalisation de leur dons dans un RF unique.
Les dons restants sont donc ceux qui vont faire l’objet du traitement.
Compter les RF à émettre : Cette option permet de prévoir le nombre de RF qui seront générés à la date saisie. Ce décompte permet de déterminer le volume des courriers qui seront émis et savoir ainsi si la tarification spéciale au volume est atteinte. (Il vaudra parfois mieux retarder de quelques jours l’émission des RF pour atteindre la limite des 1000 courriers et bénéficier d’un tarif postal favorable.)
L’attribution du N° de RF
Un numéro unique est ensuite attribué à chacun des dons concernés. Tous ces numéros différents sont regroupés dans un numéro de lot de RF. C’est ce numéro qui servira de référence lors de l’édition des RF.
Le contenu des RF, matrices et nature du donateur
Un reçu fiscal est avant tout un document officiel que produit votre association afin que le membre donateur puisse déduire une partie de son montant de ses impôts.
A ce titre, il est indispensable qu’il contienne un certain nombre d’informations obligatoires comme le montant en chiffre et en lettres, un numéro unique, la désignation claire du membre (nom et adresse) et des informations concernant l’association. Le reçu fiscal est aussi un moyen de communiquer avec le membre, notamment pour le remercier de son engagement auprès de l’association.
Et en tant qu’outil de communication, il est efficace et percutant d’adapter le contenu du texte à la campagne qui l’a enclenché et l’adapter aussi au donateur car les objectifs du texte peuvent être différents si le don en question est le premier que fait le membre (il est lors « nouveau donateur ») ou s’il fait un « grand don ».
Utiliser des communications différentes selon les campagnes et les membres peut être un élément important de la communication avec les membres donateurs. TOPDON met à votre disposition un outil de création de « matrices ». Pour plus de détails sur cette fonction, reportez-vous à la partie « Gestion des matrices ».
Les différentes matrices étant créées, elles seront ensuite utilisées par la gestion des reçus fiscaux de deux façons : soit en fonction de la campagne, soit de façon standard si aucun paramétrage n’a été effectué.
Le paramétrage standard des matrices.
Il est défini par la page de paramètres de « Gestion des matrices des documents » appelée « Choix des matrices » :
Ces paramètres permettent à TOPDON de choisir la bonne matrice en fonction de la situation du donateur, à savoir :
- Donateur standard
- Nouveau donateur
- Grand donateur
- Nouveau et grand donateur
Mais TOPDON propose un ajustement encore plus fin des contenu en spécifiant les matrices à utiliser spécifiquement pour chaque campagne. La définition de ce paramétrage se fait sur la fiche campagne :
Les choix des matrices de RF ne sont pas obligatoires pour une campagne. De même, à l’intérieur d’une campagne, il est possible de ne paramétrer qu’une classification de donateurs.
Lors de la génération des RF TOPDON va d’abord commencer à chercher les matrices sur la campagne, pour chaque nature de donateurs. S’il n‘en trouve pas, il appliquera le paramétrage par défaut vue ci-dessus.
L’édition des RF sur papier ou par email
Une fois le lot de RF généré TOPDON distinguera automatiquement les RF pouvant être envoyés par email de ceux qui devront l’être par courrier. Cette distinction sera fait grâce à la case à cocher « RF par email » située sur la fiche du membre.
Par défaut, cette case est décochée pour tous les membres. Elle deviendra cochée au fur et à mesure des saisies que vous effectuerez pour faire suite aux demandes des membres.
Mais pour limiter l’utilisation de papier et diminuer les coûts d’exploitation, il est possible de nous demander d’activer une fonction système qui cochera cette case automatiquement dès qu’un membre fournira une adresse email valide. Pour information, elle sera décochée automatiquement dès que la fiche membre ne présentera plus aucun email valide.
Détails : cette option permet de lister tous les dons qui font partie du lot de RF
Les filtres en haut de la liste permettent de retrouver facilement un don particulier.
Générer reçus fiscaux : Ouvre la page qui va permettre de définir le contenu du RF, soit la matrice utilisée par nature de donateur. C’est une révision des attributions de matrice qui ont été effectuées par TOPDON au moment de la génération. Cette dernière étape permet de relire ce qui va être produit avant que l’impression ne commence
Détails : Liste les dons liés à la nature du donateur
Modifier : Ouvre la page qui permet de modifier la matrice utilisée, le tri des donateurs à l’intérieur de ce lot et le nom particulier du fichier PDF qui sera produit.
Une fois toutes les lignes vérifiées, il suffira de cliquer sur le bouton « Générer le fichier PDF » pour obtenir un fichier ZIP contenant tous les fichiers PDF générés.
Info : le fichier ZIP est protégé par le mot de passe courant défini dans la page de Paramètres > gestion des mots de passe. Reportez-vous au pages de définition des paramètres pour plus de détails.
Les membres ayant demandé l’envoi du RF par email seront automatiquement exclus du fichier PDF afin de faire l’objet d’un traitement de l’envoi via TOPMAIL.
Il n’y a plus qu’à télécharger le fichier ZIP, le décompresser puis imprimer et mettre sous pli les différents RF. C’est une tâche que vous pouvez réaliser vous-mêmes ou transmettre à notre plateau de services.
