Un échéancement de PA correspond à la génération d'un ensemble d'ordres de prélèvements qu'il faudra transmettre à votre banque pour déclencher les mouvements de trésorerie. Un échéancement de PA crée aussi, dans le même temps, les dons dans TOPDON dans les comptes des donateurs concernés par l'opération.
Quand les échéancements se lancent-ils ?
La réponse dépend de votre choix de gestion et des contraintes de votre banque.
Vous pouvez choisir d'avoir une date par mois ou, pour laisser un choix à votre donateur, d'en avoir plusieurs par exemple deux : une le 5 de chaque mois, l'autre le 25.
Tout dépend de ce que vous souhaitez proposer à vos donateurs, sachant que plus vous aurez de dates, plus vous aurez à faire d'opérations durant le mois.
Faites votre choix en fonction du volume de dons par PA que vous devez traiter et en fonction de la connaissance que vous avez des attentes de vos donateurs.
La deuxième composante est celle qui provient de votre banque pour ce qui concerne le dépôt du fichier des PA. Certaines acceptent de recevoir ce fichier la veille de la date d'opération, d'autres demandent plus de délai. Rapprochez -vous de votre agence habituelle pour obtenir cette information.
Vous devez donc lancer les échéances des PA quelques jours AVANT (délai bancaire) la date effective du prélèvement et recommencer cette même opération pour chaque date d'échéance que vous aurez décidé de mettre en place sur le mois.
Que produit un échéancement ?
Deux fichiers bancaires XML à la norme SEPA Direct Debit Core (SDD Core) sont produits :
- un qui concerne les nouveaux prélèvements (le fichier des "FIRST")
- un qui contient les prélèvements qui ont déjà fait l'objet d'une échéance (le fichier des "RECUR")
Après chaque échéancement, vous devrez récupérer ces deux fichiers en utilisant les liens montrés ci-dessous et les télécharger sur votre banque en ligne.
ATTENTION, il se peut que vous deviez vous rapprocher de votre agence bancaire pour pouvoir disposer de la fonction de téléchargement de ces fichiers.
Que se passe-t'il dans TOPDON lors d'un échéancement ?
Lorsque vous lancez un échéancement TOPDON va lancer un processus en plusieurs étapes :
- Sélection de tous les PA qui ont une date de prochaine échéance antérieure ou égale à la date d'échéance que vous avez demandée.
- Génération des deux fichiers XML que vous transmettrez à votre banque sur la base des informations contenues dans la fiche du PA (son nom, son IBAN, le montant du prélèvement, etc.)
- Ajout automatique d'un don dans la CRM pour chaque membre sélectionné avec le mode de règlement "PA".
- Création d'une "Remise en banque" de type "PL" contenant la somme de tous les dons générés (qu'ils soient "FIRST" ou "RECUR").
- Calcul de la date de prochaine échéance pour chaque PA traité en fonction de sa périodicité.
Les dons générés par l'échéancement sont enregistrés avec le code campagne et le code ventilation inscrits sur la fiche du PA.
Conseil : N'attendez pas le dernier moment pour préparer et transmettre les fichiers à votre banque. Essayez d'envoyer vos fichiers deux ou trois jours avant la date d'échéance, surtout si un week-end ou des jours fériés sont présents entre les deux dates.
