La saisie d'un encaissement correspond au point d'entrée des flux financiers dans TOPDON.
La définition de ce qu'est un encaissement dans TOPDON.
Un « encaissement » peut être :
- un don,
- l'achat d'un ou plusieurs articles physiques ou électroniques comme des livres, des DVD, des abonnements,
- une adhésion à l'association,
- ou un mélange des trois.
Un « encaissement » peut correspondre à un paiement ponctuel, unique ou récurrent avec plusieurs périodes de renouvellement : le mois, le trimestre, le semestre ou l'année.
Un « encaissement » peut concerner un ou plusieurs membres. Par exemple un donateur payeur peut faire un don et acheter une étude en PDF pour qu'elle soit livrée à un destinataire tiers.
Un « encaissement » est toujours payé par un moyen de paiement unique qui peut être :
- un chèque,
- un paiement en ligne par carte bancaire ou par PAYPAL,
- un prélèvement sur le compte du donateur,
- un virement déclenché par le donateur.
Accessoirement, TOPDON gère aussi les cas de plus en plus rares comme les paiements en espèces ou par timbres postaux.
L'enregistrement d'un encaissement et la création des membres.
Que le don soit saisi ou importé de TOPWEB, se pose toujours la question de son attribution au bon membre. Il est important de porter une attention particulière sur cette attribution pour deux raisons :
- respecter l'origine du flux financier, l'attribuer à la bonne personne pour émettre un reçu fiscal,
- éviter la création de fiches multiples pour une même personne et garder ainsi une bonne qualité de base de données.
L'enregistrement d'un encaissement démarre donc toujours par la recherche du membre.
L'importation des données en provenance de TOPWEB recherche les membres grâce à un programme expert qui utilise de multiples combinaisons entre :
- le numéro de membre,
- l'adresse email,
- le nom,
- le prénom,
- chaque composante de l'adresse postale.
Et si le membre n'est pas trouvé avec certitude, il est automatiquement ajouté à la base des donateurs afin qu'aucune information ne soit perdue.
Lors de la saisie, TOPDON propose des listes de donateurs affichant noms, prénoms, adresses postales qui seront comparées à celles inscrites sur le bulletin de soutien. Pour être raccourcies, ces listes peuvent être filtrées sur le prénom, le code postal, la ville et plus encore. L'idée étant de faciliter et de raccourcir le plus possible cette recherche et éviter ainsi la création des doublons.
Et si la recherche est infructueuse, c'est assurément que ce donateur n'existe pas encore dans la base : il sera alors possible de le créer, à la volée, avec la saisie de l'encaissement.
EN SAVOIR PLUS : Comment saisir un encaissement ?
La validation d'un encaissement et la remise en banque.
L'enregistrement d'un encaissement est une tâche importante car il conditionne les résultats comptables et marketing des campagnes : le total collecté par une campagne se calcule par la somme des dons affectés à cette campagne. Idem pour les résultats financiers de fin de mois qui servent aux comptables pour effectuer le rapprochement bancaire.
Il est donc primordial qu'une grande attention soit portée au moment de l'enregistrement d'un encaissement sur :
- la date d'encaissement : c'est la date comptable de l'encaissement donc du don ou de la commande ou de l'adhésion. Elle doit être distinguée de la date d'encaissement en banque et de la date de saisie. Ces trois dates sont presque toujours différentes.
- le montant de l'encaissement : le montant est bien entendu essentiel !
- le code segment : c'est le marqueur de la campagne par lequel l'encaissement est arrivé. C'est grâce à ce marqueur que les flux collectés seront affectés à la campagne désignée.
- le code ventilation permet de préciser comptablement parlant la destination de l'encaissement : par exemple désigner un projet particulier, ou un type de don ou un type d'évènement.
Pour s'assurer du bon contenu de ces variables TOPDON propose à la fin de la saisie de passer par une étape de "validation des encaissements" qui permet une relecture / vérification de la saisie. Pour information, sur le plateau de gestion de TOPDATA, cette validation est assurée par une personne différente de celle qui a fait la saisie.
Une fois les encaissements validés, il conviendra de générer des « remises en banque ». Ce sont des documents de synthèse qui permettent de regrouper des encaissements de même nature pour :
- préparer la remise en banque effective des dons reçus par chèque,
- regrouper physiquement les bulletins de soutien avant leur classement et archivage,
- sommer les encaissements autres que les chèques pour préparer leur comptabilisation.
Lorsque TOPDON importe les dons en provenance de TOPWEB, les dons importés sont eux aussi regrouper sur des "remises en banque".
La génération d'une remise en banque marque la fin d'une opération d'enregistrement d'un encaissement, qu'il soit saisi ou importé.
EN SAVOIR PLUS : Valider sa saisie et générer une remise en banque ?
EN SAVOIR PLUS : Analyser les résultats d'une campagne ?
EN SAVOIR PLUS : Comment préparer la clôture mensuelle comptable ?
