Le montage d'une campagne d'envois automatiques d'emails suit un processus rigoureux qui nécessite des actions dans Topdon et dans Topmail.
Préambule
Avant d'entrer dans la description de ces phases vous devez comprendre le fonctionnement de l'automatisation. Elle repose sur trois éléments fondamentaux :
- la détection de la cible selon vos critères,
- l'action à enclencher,
- le moment auquel l'enclencher.
Par ailleurs, vous devez savoir que ce processus sera lancé automatiquement par la plateforme Topdata tous les jours, une fois par jour et par campagne. Ainsi, tous les jours Topdon "génèrera" la cible de vos différentes campagnes d'automation, de la même façon que si c'était une génération standard pour une campagne classique.
Les critères de requête joueront donc tous les jours pour définir les membres qui doivent recevoir tel ou tel mailing. C'est ce déclenchement quotidien qui permettra d'actualiser la liste des destinataires en fonction de leurs différentes actions (arrivée d'un don, signature d'une pétition, achat d'un article, etc...).
La phase d'analyse
Ce type de campagne nécessite une réflexion précise sur la population qui en sera destinataire, donc l'élément déclencheur et sur les résultats que vous en attendez, par exemple, un premier don, un deuxième don ou une adhésion.
Cette réflexion doit vous conduire à définir le contenu des requêtes de sélection et celles qui vont permettre d'exclure les membres qui ne sont plus concernés (les critères d'arrêt de l'automatisation).
Elle doit aussi vous permettre de choisir le nombre d'emails (le nombre de vagues) à envoyer, leur contenu et la durée qui sépare chacun des envois.
Fort de ces réflexions, vous pourrez alors mettre en œuvre la campagne.
Les phases du montage de la campagne
Le montage d'une campagne d'envois automatiques d'emails se décline en deux phases obligatoirement successives :
- le montage d'une campagne dans Topdon,
- la définition des contenus à envoyer dans Topmail.
Dans Topdon vous définirez une campagne qui va dissocier les différentes étapes d'envois successifs par des segments appelant des requêtes permettant de sélectionner les différents destinataires de vos vagues. A chacun de ces segments correspondra un lot de sortie vers Topmail différent. La génération des lots donnera donc autant de "listes de diffusion" que vous avez d'étapes.
Dans Topmail, vous construirez autant de campagnes d'automatisation que vous avez étapes. Pour chacune d'entre elles, vous éditerez un email avec un contenu différent que vous affecterez à une "liste de diffusion" spécifique, par exemple, la liste des destinataires J+1. Les listes auront été définies dans Topdon, vous n'aurez donc plus qu'à les choisir au moment de la création de la campagne dans Topmail.
Dans Topmail, il ne vous reste plus qu'à définir l'heure à laquelle vous souhaitez que vos différentes vaguent partent.
Et la plateforme Topdata se chargera du reste. Tous les jours, elle viendra générer les différents lots de sortie en fonction de vos critères de sélection, mettra à jour les listes de diffusion et enverra les emails à chacune des listes "rafraîchies" à l'heure que vous aurez définie.
Le montage d'une campagne d'envois automatiques se déroule donc en deux temps, le montage d'une campagne dans Topdon et la définition des éléments à envoyer dans Topmail. L'envoi automatique quotidien est géré automatiquement par le robot des campagnes intégré à la plateforme Topdata. N'oubliez pas que vous pouvez programmer autant de campagnes d'envois automatiques que nécessaire. Veillez dans ce cas à bien repérer les critères de déclenchement pour éviter une réception excessive de mails chez un même membre.
