C'est la dernière étape de notre préparation de campagne. Nous avons généré autant de lots que nous le voulions à l'étape suivante et il va convenir désormais de définir le contenu de chacun des emails, les raccorder à leur liste et déterminer l'heure à laquelle nous voulons que la diffusion commence. Toutes ces opérations se font dans Tomail.
Topmail prévoit une interface sous une forme d'assistant qui va présenter successivement différentes pages nous permettant d'effectuer ces paramétrages.
Nous devrons construire autant de campagnes d'automatisation dans Topmail que de vagues successives. Si nous reprenons notre exemple, nous devrons donc construire trois vagues d'automatisation, une pour J+1, une pour J+5, une pour J+10.
Les trois campagnes seront construites exactement sur le même modèle, nous ne changerons que quelques paramètres, ceux qui permettent de distinguer les contenus, les listes d'envoi et les heures de lancement.
Pour créer une campagne d'automatisation, ouvrez Topmail et, une fois connecté, cliquez sur l'option "Automatisation" dans le manu gauche, puis sur "Nouvelle automatisation".
Phase 1 : Nom de la campagne et périodicité d'envoi.
La première étape est de définir le nom de la campagne et sa date d'envoi. Remplissez les champs "Nom" et "Description" pour qualifier la campagne et faites glisser le critère "Tous les jours à" vers la colonne de droite.
Dans le formulaire qui apparaît sélectionner l'heure de l'envoi. Pour répartir la charge de l'envoi, essayez de ne pas envoyer les différentes vagues en même temps. Sachez que la plateforme envoie environ 60.000 par heure. Vous pourrez ainsi définir les horaires en fonction du volume moyen de chacune des vagues.
Cliquez sur "Enregistrer et continuer" pour passer à l'étape suivante.
Sur l'onglet "Conditions", comme nous n'en avons pas, cliquez sur "Enregistrer et continuer" pour passer à l'étape suivante.
Phase 2 : L'action de la campagne est un envoi d'email.
Sur l'onglet "Actions", choisissez dans la liste déroulante "Ajouter un email à la file d'attente", puis cliquez sur le bouton "Créer un nouvel email".
Sur la page qui suit, définissez le nom de l'email (ce nom est pour vous, il ne sera pas vu par le destinataire), le sujet (qui sera vu par le destinataire) puis le nom et l'email de l'expéditeur (s'il est différent de ce qui est paramétré par défaut dans la plateforme).
Cliquez sur le bouton "Modifier le template" pour définir le contenu de l'email. (cf. article sur la composition d'un email pour le détail de la composition d'un email).
Cliquez sur le bouton "Appliquer" pour enregistrer votre composition et revenir sur la page de définition du contenu de l'email.
De retour sur cette page, cliquez sur le bouton "Enregistre et quitter" pour revenir à l'assistant de composition des campagnes.
Cliquez sur "Enregistrer et continuer" pour passer à l'étape suivante.
Phase 3: Choix de la cible des actions.
Maintenant que l'email est composé nous devons désigner les destinataires à qui nous voulons le faire parvenir. C'est l'objet de cette dernière page de l'assistant montré avec l'onglet "Cible des actions".
Dans la liste déroulante "Choisir un filtre", nous allons sélectionner l'option "liste AcyMailing", puis dans le formulaire qui va apparaître, dans la liste "Choisir une liste", nous allons affecter une des listes de diffusion que nous avons créée avec Topdon.
ATTENTION à utiliser la bonne liste : si nous venons de créer l'email à utiliser pour les destinataires en J+1, il faudra utiliser la liste prévue pour aux, dans notre exemple, NEWSY-1J.
La répétition et la facilité de paramétrage des campagnes d'automatisation peut conduire à des erreurs d'aiguillage. Aucune alerte n'est possible puisque l'arrangement des éléments entre eux n'est qu'une volonté humaine et pas une classification information pouvant être vérifiée. Il conviendra donc d'être attentif lors de cette opération.
Cliquez sur "Enregistrer et continuer" pour passer à la page suivante qui affiche le résumé de notre campagne. Si l'ensemble des paramètres vous convient, terminez votre action en cliquant sur le bouton "Activer l'automatisation".
Votre paramétrage est fini, la campagne est enregistrée, elle sera lancée dès le lendemain. Vous pouvez passer à une autre automatisation, celle par exemple, qui définira la deuxième vague et ainsi de suite.
Avec Topmail vous définissez donc le contenu de la campagne, ce qui va être diffusé, à qui et quand. L'activation de la campagne est la seule chose que vous ayez à faire pour activer toute la machinerie qui sera prise en charge par les robots. Vous pouvez toujours modifier les paramètres d'une campagne en ouvrant l'assistant et en vous rendant directement sur l'onglet qui contient l'élément que vous souhaitez modifier.
Vous pouvez aussi désactiver une campagne directement dans la liste des campagnes d'automatisation en cliquant sur l'icône rouge ou verte selon le cas.
