La communication avec les donateurs se doit parfois d'être rapide et personnalisée. Tout dépend du moment ! Par exemple, lorsqu'une personne vient de se rapprocher pour la première fois de votre association en faisant un premier don ou en signant une pétition, il est important de la remercier rapidement de son engagement, puis lui transmettre, à intervalles réguliers, plus d'informations sur votre activité. Le but étant de lui montrer l'importance qu'a eu son action auprès de vous et ainsi être la source de sa fidélisation.
Cette démarche, éminemment individualisée, prend du temps pour, finalement, reproduire les mêmes actions de votre côté : envoi d'une plaquette de présentation, d'un magazine électronique ou tout autre information.
Cette multiplicité d'actions liée à chaque nouvelle arrivée couplée à la nécessité de répondre rapidement met en avant la nécessité de mettre en œuvre une campagne automatique qui va se charger de ses différentes tâches d'envoi et alléger ainsi votre charge de travail.
Une campagne d'envoi automatique va procéder comme suit :
- en fonction d'un élément déclencheur (nouveau sympathisant, premier don, signature d'une pétition)
- elle va envoyer différents emails aux dates convenues, par exemple : J+1, J+5 et J+10,
- et ce pour chaque nouveau membre en fonction de sa date de déclenchement.
Pour construire une campagne d'envois automatiques, vous devrez simplement définir le contenu des différents envois et les moments auxquels vous souhaitez qu'ils soient effectués. Cette définition peut être comparée à un exemple de ce que vous feriez manuellement :
- Quel premier email j'envoie, avec quels contenus et quels liens ?
- Quel est le contenu du deuxième email et quand faut-il que je l'envoie ?
- Idem pour le troisième.
Vous allez pouvoir définir ce modèle en utilisant les fonctionnalités de Topdon pour créer la campagne et définir les différentes étapes ainsi que celles de Topmail pour définir le contenu des emails ainsi que la planification des envois.
Grâce à la finesse des requêtes vous pourrez aussi contrôler si une campagne d'automatisation doit s'interrompre avant son terme ou pas.
Prenons un exemple et imaginons que nous voulions mettre en place une campagne d'envoi automatique pour chaque nouveau répondant à une pétition.
Le but de cette campagne est de lui présenter l'activité de l'association et l'amener à faire un don. Pour arriver à ce résultat, nous décidons de monter une campagne d'envois automatiques déclinée en trois emails :
- Le premier email sera constitué de l'envoi du message de bienvenue et des divers liens permettant au sympathisant de mieux connaitre votre activité.
- Le deuxième email l'informera de l'importance des dons pour le fonctionnement de l'association et lui proposera un lien vers une page d'appel à don.
- Le troisième email lui rappellera le côté vital des dons pour l'association et reproposera un lien vers la page d'appel à don.
Imaginons maintenant que le sympathisant fasse un don après le deuxième email, il est évident que l'envoi du troisième mail serait une catastrophe de communication, le but ayant été atteint. De la même façon, le deuxième email ne doit pas être envoyé si le sympathisant a fait un don de son propre chef après le premier email.
Toute la puissance et la finesse de la plateforme Topdata vient du fait que les données sont centralisées dans Topdon.
L'arrivée du nouveau sympathisant se fera dans Topdon, soit par une saisie, soit par une alimentation de Topweb. Cette arrivée déclenchera sa sélection dans la liste des destinataires du premier email. La saisie de son don aboutira elle aussi dans Topdon, soit par une opération de saisie, soit par une alimentation de Topweb.
Devenu donateur, il ne sera plus sélectionné pour le deuxième envoi si nous avons pris la précaution de définir la requête comme étant "la liste des sympathisants non donateurs".
En conclusion, une campagne d'envoi automatique vous donne les moyens d'enregistrer une action personnalisée et de la dupliquer automatiquement à un ensemble de membres ayant une caractéristique commune. Dans cet article, nous avons évoqué un déclencheur particulier, l'arrivée d'un nouveau sympathisant, mais vous pouvez en imaginer ben d'autres comme "l'arrivée du deuxième don", "la signature à telle pétition", "l'achat de tel article", etc...
