Le premier temps du montage d'une campagne d'envois automatiques d'email se déroule dans Topdon. Nous allons devoir créer une campagne d'un genre particulier et, pour être plus explicite, nous allons utiliser un exemple concret tout au long de cette description.
Imaginons que nous souhaitions monter une campagne d'envois automatiques après l'arrivée d'un nouveau sympathisant, quelle que soit son origine, dans le but de lui faire souscrire son premier don. Nous avons décidé que cette campagne se traduirait par l'envoi de trois emails aux contenus différents envoyés à J+1, J+5 et J+10.
Phase 1 - Créer les requêtes dans Topdon.
Comme nous prévoyons trois emails, donc trois vagues, nous allons définir trois requêtes, une pour chaque vague.
Requête 1 : Nouveau sympathisant pour email 1. Nous utiliserons le critère "date de récence du membre = 1" + "email non vide" + "Nombre de dons = 0"
Requête 2 : Nouveau sympathisant pour email 2. Nous utiliserons le critère "date de récence du membre = 5" + "email non vide" + "Nombre de dons = 0"
Requête 3 : Nouveau sympathisant pour email 3. Nous utiliserons le critère "date de récence du membre = 10" + "email non vide" + "Nombre de dons = 0"
Chacune de ces requêtes doit être liée à un segment.
Phase 2 - Créer une campagne dans Topdon.
Créons une campagne dans Topdon en la définissant comme "Campagne d'envois automatiques". Pour simplifier la présentation, imaginons que nous lui affections le code "NEWSY" (pour nouveau sympathisant).
A la création de la campagne un lot de sortie apparait automatiquement. Il faut modifier ses caractéristiques pour le définir comme une "Liste vers Topmail V6". Vous pouvez ajouter des adresses pièges si vous le souhaitez, notamment pour vérifier le fonctionnement de l'automatisation.
Comme nous souhaitons une campagne à trois envois, nous devrons créer deux lots supplémentaires. Il seront construits sur le même modèle que le premier avec un type de sortie "Liste vers Topmail V6".
Pour faciliter leur repérage, nous nommerons les lots NEWSY-1J, NEWSY-5J et NEWSY-10J en référence aux nombres de jours de décalage souhaité entre les vagues.
Nous allons ensuite ajouter les segments correspondants à nos trois requêtes définies à l'étape précédente. Il faudra veiller à affecter correctement les lots de sortie à chacun des segments. N'oubliez pas : chaque lot de sortie correspond à une liste de diffusion et donc à un email.
Phase 3 - Générer les lots dans Topdon.
L'étape suivante va nous permettre de créer les listes de diffusion dans Topmail. Pour cela, nous allons générer les lots, soit lot par lot, soit en utilisant la fonction "Générer tous les lots".
Le but de cette opération est de créer les listes de diffusion dans Topmail, listes que nous pourrons ensuite utiliser lors de la création de la campagne d'automatisaton. Cette génération va aussi permettre de marquer la relation entre le lot de sortie Topdon et la liste de diffusion. C'est cette relation qui sera utilisée tous les jours par le robot pour mettre à jour les destinataires.
Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi lancer une génération de la campagne avant de lancer la génération des lots. Vous aurez ainsi un effectif plutôt que des 0 et cela vous permettra de vérifier le contenu de vos requêtes et le fonctionnement du transfert.
Les travaux à effectuer dans TOPDON sont donc de trois ordres :
Créer autant de requêtes qu'il y à de phases > Créer une campagne avec autant de segments et de lots de sortie qu'il y a de phases > Générer les lots.
