Envoyer un reçu fiscal à un membre est un acte de gestion mais c'est aussi une opération de communication. A la base, le reçu fiscal est un document officiel qui va permettre au donateur de déduire les deux tiers de son don de ses impôts (ou les 3/4 au titre de l'IFI) et, en même temps, est l'accusé de réception de son don. Il est donc une composante essentielle de la relation que l'association entretient avec ses donateurs et devient ainsi une marque de confiance réciproque entre le donateur et l'association propice à encourager les dons ultérieurs.
Vu sous l'angle d'un marqueur de la relation donateur, le contenu du reçu fiscal et le moment auquel il est envoyé doit donc être étudié avec attention car une erreur de communication (des propos trop génériques) ou de temporisation (un envoi trop tardif) sont des éléments qui peuvent facilement conduire le donateur à orienter ses dons vers une autre association.
Avec la gestion des matrices personnalisées de TOPDON, vous pourrez facilement personnaliser les contenus des reçus fiscaux que vous enverrez selon la campagne et le type de donateur à qui ils sont adressés.
La personnalisation selon les campagnes
Dans bien des cas, les reçus fiscaux émis par les associations sont génériques et contiennent principalement les informations liées à la défiscalisation comme le montant, le mode de règlement, la date du don et les mentions légales obligatoires du CGI.
Cet aspect des choses est clairement limité et apparait tout aussi clairement comme tel lorsque le donateur fait plusieurs dons durant le même exercice fiscal et reçoit, à ce titre, des documents rigoureusement identiques hormis les composantes du don.
L'aspect « mécanique » d'un tel envoi est parfaitement perçu par le donateur qui peut s'en lasser et, de fait, orienter ses dons ultérieurs vers d'autres associations.
Pour éviter ce phénomène de lassitude, TOPDON permet de créer autant de reçus fiscaux que de campagnes de collecte que vous créez.
La fonction de « duplication » des matrices permet de créer autant de nouveaux courriers types qu'il y a de campagnes. Vous pourrez ainsi modifier leur contenu en fonction de la nature de la campagne, modifier les visuels utilisés et avoir une réponse personnalisée plus percutante car plus adaptée à l'objectif du don qui a été collecté.
La personnalisation selon le type du donateur
Dans la vie quotidienne, si le donateur rencontrait un représentant de votre association, il serait certain que la nature des propos échangés ne serait pas la même si le membre venait de faire son premier don ou si celui-ci était présent depuis longtemps et avait accepté un prélèvement récurrent mensuel sur son compte.
La nature des propos échangés ne serait certainement pas la même ainsi que l'objectif de la discussion.
De la même façon, il est évident que ces mêmes propos seraient différents si cette discussion avait lieu avec un membre clairement marqué comme « grand donateur », donc membre « VIP ».
Cette distinction est possible dans TOPDON puisqu'à chaque campagne, il est possible d'affecter des reçus fiscaux différents selon si :
- le membre donateur est « Nouveau » (si le don à remercier est son premier don),
- le membre est « Grand donateur » (si le don à remercier est supérieur à un montant paramétré),
- le membre est « Nouveau » et « Grand donateur »
- le don effectué l'est au titre de l'IFI,
- ou si le don et le membre ne correspond à aucun de ces critères et qu'il est donc « Standard ».
Ces cinq rubriques constituent autant de matrices de reçus fiscaux que vous pouvez construire pour maximiser l'efficacité de votre communication.
L'affectation des matrices aux campagnes
Une fois ces matrices composées, vous pourrez les affecter aux campagnes qu'elles concernent en ouvrant la fiche campagne et en les choisissant dans les différentes listes déroulantes qui permettent d'enregistrer les relations.
Les matrices de RF par défaut
Comme il peut parfois être pesant de devoir définir des matrices personnalisées pour toutes les campagnes, et que parfois cela ne s'impose pas comme sur des campagnes à durée annuelle, TOPDON propose de définir dans ses paramètres des matrices par défaut.
Ce sont ces matrices qui seront utilisées si aucune matrice n'est spécifiée dans la campagne.
Le choix des matrices par défaut se fait dans :
Paramètres > Menu Gauche > Paramétrages de Topdon > Gestion des matrices de documents > Choix des matrices
La feuille de paramètres qui apparaît permet de désigner les matrices qui seront choisies comme support par défaut.
Quelques conseils ou idées de contenu des RF
- Dans les matrices de RF destinées aux nouveaux donateurs, pensez à ajouter un bulletin de soutien ponctuel ou régulier.
- Dans le contenu des RF spécifiques à une campagne, donnez des informations de suivi de cette campagne : elles rassureront le membre et prépareront les dons ultérieurs.
- Incluez des liens vers votre rapport annuel de gestion en ligne dans les RF ANNUELS issus des prélèvements ou générés à la demande du membre car ce sont des courriers uniques qui leur seront envoyés.
